HRプロとは令和2年10月から「年末調整手続の電子化」が開始し、業務の簡便化が可能になったことをご存じだろうか。今回は、電子化の仕組みやメリット、導入手続きやそれに伴う注意点などについて整理をしてみよう。
年末調整業務が「紙」から「データ」へ
元来の年末調整業務は、紙の申告書や控除証明書等を、勤務先と従業員の間でやりとりすることにより実施されてきた。そのため、人事労務部門にとっては、非常に負担の大きな業務であったといえよう。例えば、申告書の準備・配布・回収・給与システムへの入力は、かなりの時間と手間を要する作業であった。また、申告書は従業員が手計算のうえ手書きで作成するので、計算や記載の誤りが少なくない。そのため、提出された申告書の誤り点検、従業員への修正依頼、従業員からの問い合わせ対応なども数多く発生する。さらには、年末調整関係書類は7年間の保存義務があるため、書類保管の手間やコストも無視できないものであった。図で見ると、次のようなイメージである。
このような状況を踏まえ、平成30年度の税制改正によって、令和2年10月から年末調整業務における各種申告書の作成・提出や控除証明書等の受領を、紙ではなく電子的方法で行えるようになった。具体的な電子化の仕組みは、次のとおりである。
《電子化の基本的な仕組み》
（1）従業員は保険会社等から控除証明書等をデータで取得する
（2）国税庁が無償提供する年末調整申告書作成用ソフトウェア「年調ソフト」等に（1）のデータを取り込むことで、従業員は控除額が自動計算された保険料控除申告書等をデータで作成する
（3）従業員は（2）で作成した申告書のデータを勤務先に提出する
（4）勤務先は従業員が提出した申告書のデータを基に、年税額を自動計算する
（5）勤務先は従業員が提出した申告書のデータを、原本として保管する
このような仕組みにより、紙ベースで行われていた従来の年末調整業務が、大幅に簡略化・効率化・ペーパーレス化されることとなった。図で見ると、次のようなイメージである。
《電子化の基本的な仕組み》
（1）従業員は保険会社等から控除証明書等をデータで取得する
（2）国税庁が無償提供する年末調整申告書作成用ソフトウェア「年調ソフト」等に（1）のデータを取り込むことで、従業員は控除額が自動計算された保険料控除申告書等をデータで作成する
（3）従業員は（2）で作成した申告書のデータを勤務先に提出する
（4）勤務先は従業員が提出した申告書のデータを基に、年税額を自動計算する
（5）勤務先は従業員が提出した申告書のデータを、原本として保管する
このような仕組みにより、紙ベースで行われていた従来の年末調整業務が、大幅に簡略化・効率化・ペーパーレス化されることとなった。図で見ると、次のようなイメージである。
企業と従業員の双方にメリットのある電子化
年末調整業務が電子化されることにより、企業は数多くのメリットを享受できる。具体的には次のとおりだ。《電子化による企業側のメリット》
・従業員に対する申告書の配布・回収作業、給与ソフトへの入力作業が不要になる
・保険料控除申告書や配偶者控除等申告書は、ソフトの自動計算機能により控除額が計算されるので、検算事務が不要になる
・保険料控除申告書の記載内容を、紙の控除証明書等と突合する作業が不要になる
・国税庁が提供するソフトは、電話による問い合わせ窓口「年調ソフトヘルプデスク」が開設されているので、従業員から人事労務部門への問い合わせが減少する
・従業員から提出されたデータを原本として保管するため、書類の保管が不要になる
・従業員に対する申告書の配布・回収作業、給与ソフトへの入力作業が不要になる
・保険料控除申告書や配偶者控除等申告書は、ソフトの自動計算機能により控除額が計算されるので、検算事務が不要になる
・保険料控除申告書の記載内容を、紙の控除証明書等と突合する作業が不要になる
・国税庁が提供するソフトは、電話による問い合わせ窓口「年調ソフトヘルプデスク」が開設されているので、従業員から人事労務部門への問い合わせが減少する
・従業員から提出されたデータを原本として保管するため、書類の保管が不要になる
同様に、従業員側でも次のようなメリットを享受できるようになっている。
《電子化による従業員側のメリット》
・配偶者控除、配偶者特別控除、生命保険料控除の控除額はソフトが自動計算するので、手計算や手書き作業が不要になる
・控除証明書等のデータを誤って消去してしまっても、紙の控除証明書等のように再交付の依頼をする必要がない
・申請書への押印が不要になる
・ソフトの入力支援機能を利用することで誤りのない申告書が作成できるため、申告書提出後、内容について人事労務部門から問い合わせを受けることが少なくなる
・配偶者控除、配偶者特別控除、生命保険料控除の控除額はソフトが自動計算するので、手計算や手書き作業が不要になる
・控除証明書等のデータを誤って消去してしまっても、紙の控除証明書等のように再交付の依頼をする必要がない
・申請書への押印が不要になる
・ソフトの入力支援機能を利用することで誤りのない申告書が作成できるため、申告書提出後、内容について人事労務部門から問い合わせを受けることが少なくなる
以上のように、年末調整業務の電子化は、企業と従業員の双方にとって大きなメリットがある仕組みといえるだろう。
来年の電子化導入に向け、早期に準備開始を
多くのメリットが期待できる年末調整業務の電子化だが、導入には相応の準備が必要である。最初に、所轄の税務署に対して『源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書』を提出しなければならない。その後、この承認申請書を提出した翌月の末日までに、税務署長からの承認通知を受領するか、または非承認の決定通知が届かなければ、電子データによる年末調整業務が可能となる。
また、自社で導入している給与システムは、年末調整の電子化に対応できるよう改修を行う必要もある。具体的には、従業員から提出される申告書や控除証明書等のデータを自社の給与システムに取り入れ、年税額等の計算を行えるようにしなければならない。
さらには、電子化された年末調整業務の仕組みについて、従業員への事前周知を徹底することも必要だ。とりわけ、「年調ソフト」のダウンロード方法や、保険会社等から控除証明書等のデータを取得する方法、人事労務部門へのデータ提出方法等について、従業員が滞りなく実施できるよう、分かりやすい説明が必須となる。
現在、新型コロナウイルス感染症の影響で、多くの企業がテレワークの導入に積極的なため、各種事務手続きのオンライン化ニーズも大きな高まりを見せている状況だ。本年の年末調整業務の電子化導入が間に合わなかった企業は、来年からの電子化に向け、早めに準備を開始してはいかがだろうか。
【参考】
国税庁ホームページ：年末調整手続の電子化に向けた取組について（令和2年分以降）
