HRプロ編集部取材×注目人事トレンド【特別企画】

AGAVE導入と制度改定を両輪で進行させ、本社が情報を一元管理できる体制を構築

HRプロ編集部
公開日：2019/09/03

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グローバル競争が激化する昨今、日本企業の海外進出や拠点拡大に伴い、海外駐在員は右肩上がりで増加しています。しかし、企業の海外駐在員管理においては未だ課題が多く、赴任～帰任にあたっての様々な手続きや、赴任中の経費精算、人員体制の構築、ルールの運用など、多岐にわたる複雑な業務に直面し、人事が頭を悩ませているのが現状です。
こうした海外駐在員管理におけるニーズに応えるべく、株式会社パソナテキーラ※は海外勤務者のトータル管理機能を搭載したクラウドサービス「AGAVE（アガベ）」を提供しています。今回は、AGAVEを活用している三菱マテリアル株式会社に、AGAVE導入前後の変化などについてお話を伺いました。

※：取材時（2019年7月）のもの。現在の社名はサークレイス株式会社です。

【取材対象者情報】
三菱マテリアル株式会社
人事・総務本部　人事部
グローバル人事グループ
成澤　淳裕　様

【企業情報】
◆設立： 1950年4月1日（創業　1871年）
◆従業員数：連結　28,426人、単体　4,807人 (2019年3月末現在)
◆売上高：連結　1兆6,629億9000万円、単体　8,528億2000万円（2019年3月期）

――貴社の事業内容について教えてください。
成澤淳裕氏（以下、成澤）：三菱マテリアルは、1871年の創業以来、現在は高機能製品、加工、金属、セメントの4つの事業カンパニーを中心に、環境・エネルギー事業、アルミ事業など、世界中で事業展開し、社会に必要なさまざまな製品・サービスを提供しています。

――海外駐在員の人数と、管理体制について教えてください。
成澤：海外駐在員は、単体で160名程度です。管理体制としては、2013年に海外関係を専属とするグローバル人事グループを発足し、現在は数名（3～4名）で、手続きなどの基本的なルーティン業務や海外駐在員に関する個別対応を行っています。

――AGAVEの導入は2017年とのことですが、それ以前の海外駐在員管理について、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？
成澤：「海外駐在員側の利便性」、「管理側の業務効率」に課題がありました。
まず、「海外駐在側の利便性」の部分ですが、以前は現地での医療費補助や研修費用補助等のいわゆる諸手当は、半期に1度の賞与で精算しておりました。費用については一旦駐在員が立て替えるため、キャッシュアウトから精算されるまでの期間が長く、海外駐在員にとっては、現地での資金繰りに苦労するという声がありました。また、以前は申請書類の紙ベースでのやり取りなど、駐在員にとってかなり面倒な手続きが多く発生していたと思います。細かいことですが、郵送のコスト、タイムラグもありました。この他、情報の伝わり方にも偏りがありました。たとえば、以前は「家情調査票をこの期限までに提出してください」という依頼を、本社からまず各拠点の責任者に通知し、責任者から駐在員に周知してもらうという方法を取っていましたが、責任者が出張や業務多忙により情報共有が後回しになることがあり、一部の拠点では情報がなかなか行きわたらないという問題も発生していました。

次に、「管理側の業務効率」ですが、海外赴任～帰任に関連する業務は煩雑で、進捗管理や赴任サポート業者との連絡も工数が掛かります。以前はそうした膨大な業務をExcelで管理し、メールでやり取りをしていました。特に煩雑だったのは諸手当の精算です。先ほど申し上げた、半期に1度賞与で精算していた諸手当については、精算書や領収書等の必要書類を現地から紙で郵送してもらい、それをグローバル人事グループで確認・精算、各自への連絡という煩雑な手続きを行っていました。精算表は個別にパスワードをかけ、約160名に個別にメール送信をしておりました。
また、諸手当の種類によっては事前申請が必要なものがあるなど、フローも複雑でした。そのため、精算の時期にはかなりの残業が発生していたのです。また、赴任・帰任の手続き業務については、当社は各事業部が人事権を持つため、グローバル人事グループが異動の情報を把握できる時期が遅く、赴任の1カ月前ということもありました。ビザ申請は事業部、その他大部分の赴任手続は、人事部で対応しておりましたが、同じ国へ赴任するのに、事業部で手続き方法が異なることや、健康管理体制の強化という課題もあり、赴任手続き全体をグローバル人事グループで集約して効率的に運用する必要があると考えていました。