HRプロとはAGAVEの決め手は『機能面』と「ユーザビリティ」外部業者との連携で大幅なコストダウンも達成
安本 複数のシステムを検討しましたが、AGAVEを選んだ決め手は大きく『機能面』『ユーザビリティ』の2点が挙げられます。まずは機能面で、AGAVEは赴任前から赴任中、帰任時までをトータルして管理できました。特に『経費申請・承認機能』まで備わっていたのは大きいです。他社のシステムでは赴任までとか、経費申請のみといった具合で、一部分についての機能は整っていましたが、AGAVEほど一貫してまかなえるものは見当たりませんでした。
次に、ユーザビリティですが、システムを利用するのは私たち管理者だけではなく、世界に散らばる100人の駐在員たちです。だからこそ、『分かりやすさ』と『操作性の良さ』が重要なポイントでした。AGAVEの画面はシンプルで余計な機能を盛り込まず、初見でも使いやすいと感じました。ユーザーの立場に立ったスマートな画面設計がなされていると思います。他サービスの画面と比較して検討しましたが、満場一致でAGAVEの導入を決定しました。
――AGAVE導入後、どのようなメリットを感じられましたか？
安本 課題に挙げていた「属人化」「非効率」の面が解消されました。以前は経費精算ひとつとっても、駐在員側が経費申請を1件1件入力して領収書を添付してメールで送っていました。管理者側はそれを確認してExcel転記・伝票起票と細かい作業を積み重ね、さらにメールで連絡するなど、色んなツールを行ったり来たりして作業していました。それが100人分なので、伝票の数も相当数ありました。また、不明点があれば双方でメールを探して内容を確認するなど、ストレスを感じることも多かったと思います。しかしAGAVEでは経費精算や手当・休暇など申請・承認状況がオンラインで一元管理できて、管理者側も駐在員側も進捗状況が一目で分かります。したがって「この人しか進捗が分からない」というように属人化することもなく、効率が格段に上がりました。
また、当社ではパソナのBPOサービスを併用していて、一部業務についてAGAVEに直接アクセスして作業いただいています。引っ越しを担当する提携運送業者も同様で、業務タスクをAGAVE上で管理する「プロジェクト管理機能」の権限を開放し、赴任前の説明や手続き、引っ越しまでを一括で委任しています。手続きの進捗状況をAGAVE上で把握できますから、「運送業者」「駐在員」「管理者」の3者間での情報共有がスムーズになりました。今やAGAVEは海外駐在に関わる関係者のプラットフォームのような位置付けですね。
実はもう一つ、「プロジェクト管理機能」の利用には思わぬ副産物がありました。権限開放するのにあたり、運送業者を一本化したところ、相見積もりが必要なくなったばかりか、引っ越し費用も大幅に削減できたんです。AGAVEの導入費用を十分ペイできるほどで、業務も費用も削減でき、いいことだらけです。
――他にAGAVEで活用されている機能はありますか？
安本 「給与データ管理」の機能も活用しています。現在はアメリカのみの対応ですが、30人ほどいる駐在員の手当てや税を含む総支払額をAGAVEで一括管理できるため、アメリカの現地給与計算担当者の業務工数も削減できました。今後、他の国にも広げて行きたいと考えています。
また機能とは少し異なりますが、システムのサポートも手厚く細やかで、非常に助かっています。
――以前は派遣社員が主に入力業務などを行っていたとのことですが、現在はどのような体制ですか？
安本 本社で管理を行う人員体制としては、以前は派遣社員さんに負荷がかかっていたところを、現在は主に若手社員1名で承認業務のみを行っています。3割以上工数を削減できたことで、当初の狙い通り、入力など煩雑な業務に追われて取り掛かることができなかった、創造的な仕事に着手できるようになりました。仕事の質が変わりましたね。
