【事例before】
　部長の岡上から、営業部へのサポートに対するアイデア出しを一任された課長の浅丘。
　浅丘は学生時代から仕切り屋で、会議の運営にもちょっと自信があった。
「来週月曜の朝9時より、会議を開催する。会議の目的は、売上げが下降気味につき、営業部にもっと外に出てもらうため。会議の目標は、私たち内勤スタッフが行える営業部へのサポートのアイデアを3個以上決めること」と、会議開催の目的・目標に加え、時間表なども事前に参加者全員へきちんと通達し、やる気まんまんで会議の日に備える浅丘だった。

―――会議当日。

「よし！みんな揃っているね。9時になったので、予定通り会議を行います。では早速、事前に配布していたアジェンダでの情報を共有しよう」と、浅丘はアジェンダを開き、内容の確認を各自にも促した。
　続けて、「9時30分まで、まずはみんなでアイデアを出し合おう。みんな、どんなアイデアを考えてきたか教えてくれるか？」と参加者全員の顔を見ながら言った。
　しかし、場は静まり返っている。誰ひとりとして発言しようとしない。
「おいおい、会議の概要は事前に伝えていたはずだよ。吉川さんはどんなアイデアがある？」と浅丘は吉川を名指しした。
　吉川は、「はぁ……各営業担当に1名づつサポートをつけるのはどうでしょうか？」と発言をした。
　浅丘はその意見をホワイトボードにさらさらと書きながら、「他の人は？」と声を掛けた。
　しかし、相変わらず誰も発言しようとせず、再び重い沈黙が流れた。
「……風間さんは？」と問う浅丘に、数秒間があいた後、名指しされた風間は「……営業の書類作成を手伝ってあげるとかどうでしょう？」と言った。
「なるほど。書類作成……と」と言いながら浅丘はホワイトボードに書き込んだ。書き込みをしながら、今度は「では、岡倉さんは？」と名指しした。
「そうですねえ、えっと、営業部が作成しやすい企画書のフレームを作成してあげたらどうですか？」と、浅丘の指名を受けて発言する岡倉。
　浅岡は「企画書のフレーム作成……」と呟きながら書き込んだ。そして、「浜田さんは？」とまた名指しした。浜田は、「既存客への電話フォローを手伝う……」と発言した。浜田の発言をホワイトボードに書き込んだ後、浅丘は時計をチラリと見た。
「おっと、もう25分経った。残り5分、どんどん出していこう。えーっと、まだアイデアを出していないのは……」

　……以降、会議は終始こんな具合に、浅丘が各自から名指しで意見を聞きだし、その意見をホワイトボードに書き出すことの繰り返しで進んでいった。時間管理ももちろん浅丘がひとりで行った。
　浅丘が仕切る会議は、会議の目的や目標、時間も明確で、会議終了時間の延長や議論の脱線は確かに少ない。だが、参加者から積極的に意見が出ることはなく、参加者はただ名指しで訊かれたことのみ答えるという、覇気のない会議に終始した。

誰かひとりが仕切るのではなく、役割は必ず分担する

　事例では、課長の浅丘がひとり会議を仕切っています。課長自ら会議を進行し、ホワイトボードに板書し、時間も管理しています。
　会議に限ったことではありませんが、仕切るのがうまいリーダーや、能力の高いリーダーがすべてを自分で行ってしまうと、他のメンバーは育ちません。育つどころか、依存型社員になってしまうだけです。
　「依存型の社員が多くて困る」という話を経営者の方や管理職の方からよく聞きますが、それは社員に問題があるのではありません。立場が上の者が自律しすぎて、社員や部下に任せないことにも問題があるということです。まずは会議で依存型手法から自律型手法へ変えていきましょう。
　会議は、リーダーやできる人がひとりで仕切るのではなく、必ず役割を分担するようにします。そうすることで、当事者意識を参加者に持たせることができます。その結果、自分で考え、自分で動く自律型の人財を育成できるようになります。
　役割を分担しないと、会議は他人事になり、依存型の社員をますます量産してしまうことになります。

　そこで、会議は3つの係を設け、分担します。3つの役割とは、進行係、メモ係、時間係です。
　各係の役割は、以下のとおりです。

・進行係の役割……会議の目標を達成させること。
・メモ係の役割……出された意見をすべて記録すること。
・時間係の役割……会議の時間を管理すること。

会議の係は、輪番制にする

　各係は、いつも同じ人が担うのではなく、必ず輪番制にし、同じ会議内でもぐるぐる係を交代するようにします。
　1回の会議内でぐるぐる係を交代することで、参加者は会議を“他人事”ではなく“自分事”として捉える意識がさらに強くなります。また、自分がその立場になることで、各係として、役割の気持ちを理解できるようになります。
　一度メモ係を経験すると、ダラダラ長く話されるとメモを取るのが大変ということが分かります。そうすると、自分が参加者のときは、なるべくまとめて話そうという意識が強まります。会議がとても効率よく進むようになるというわけです。

意見は「思いついた人から」ではなく、順番にまわしていく

　事例の浅丘課長のように、進行係がいちいち名指しでひとりひとりに意見を求めるのは、時間の無駄です。しかも、自主的に意見を出す意識が低くなってきます。では、どのように進行していけば良いのかということですが、まずは進行係がお手本として意見を言い、続けて右隣（または左隣）から順番に、制限時間内の間は、意見を次々に発言してもらうようにします。すると、全員の意見を漏れなく、たくさん吸い上げることができます。
　制間制限内はなんども順番が回ってくるので、意見がでなくなることもあります。そのときは「パス」もアリです。このように進行していくと、会議にリズムがつき、スピーディーに展開していくことにもなります。

【事例after】
　会議が始まり、参加者に会議の目的や目標を告げた後、課長の浅丘は「まず、最初にアイデア出し会議を行う。進行係は吉川、メモ係は風間、そして時間係は浜田が担当で！」と最初の役割を任命し、ほかの参加者と同じように席に着いた。
　進行係になった吉川は、前方に移動する。そして「では、今からアイデア出しの会議をするので、浜田さんは時間の管理よろしくお願いします。アイデア出しでは発言はひとり1分以内とし、9時20分で終了です。私から右回りで意見を出していきます。風間さん、メモをよろしくお願いします」と述べた。
　メモ係の風間は前に出て、ホワイトボードの前についた。進行係の吉川は続けて「では、私のアイデアですが、各営業担当に1名づつサポートをつける」と発言した。
　メモ係の風間は、すばやく吉川の発言をホワイトボードに記入をした。
　続けて、吉川の右隣にいた岡倉は、「営業が作成しやすい企画書のフレームを作成」と言った。風間は、岡倉の言葉を正確にすばやく記入していく。
　意見が10個ほど出たところで、時間係の浜田が「残り5分です！」と告げた。

　次回は、「まとめる力を向上させる」会議　をお楽しみに！

POINT
・会議では、「進行係」「メモ係」「時間係」を設けよう
・会議の係は、輪番制で担当しよう
・意見は、順番に廻して言おう