「1on1」の目的とは？ 人事面談とは何が違う？

「1on1」とは、上司と部下が定期的に行う1対1のミーティングのことを指す。一般的に、週に1回、少なくとも月に1回は行われる。1回あたりのミーティングはおおよそ30分程度と比較的短く、人事評価のために行われる面談とは目的も内容も異なる。

1on1は、IT企業が軒を連ねるシリコンバレーで生まれたマネジメントの方法で、近年では国内の大手企業も1on1ミーティングを取り入れるようになった。企業はなぜこのようなミーティングを行うのだろうか。1on1の目的や導入の背景について見ていこう。

●「1on1」を実施する目的について

上司と部下が面談をするというと、多くの場合人事評価のための面談を思い浮かべるのではないだろうか。上司が部下に対して一方的に質問や指摘を行い、部下がそれに答える人事評価面談は、一方通行で双方向のコミュニケーションが図れない。

「1on1」では、対話型のコミュニケーションを重視する。上司は部下の話に耳を傾け、部下は上司に自分の考えを伝えていく。1on1の目的は部下の成長の促進、部下の育成にある。短期的なスパンで短時間のミーティングを積み重ねて部下の能力開発を促進する。

●「1on1」が注目される背景にある人材不足

今後ますます減少する人材をどう確保していくのかは、現代の企業が考え続けなければならない課題だろう。上司と部下のコミュニケーション不足による摩擦は、生産性の低下に加え離職にもつながる場合がある。採用した人材がすぐに離職してしまう状況は避けたい。

また多様な働き方が認められ広がりつつある今、業務時間が異なるフレックスタイムで働く社員やテレワークで働く社員とはコミュニケーションが不足してしまいがちだ。多くの社員が「ここで働き続けたい」と思える環境を構築するためにも、上司と部下はお互いが何を考え仕事をしているのかを理解する時間が必要になる。そこで注目されたのが「1on1」ミーティングだ。上司と部下が互いの心情を理解することで、業務の円滑化も図れるだろう。

●人事評価面談との違いは

「1on1」と人事評価面談は手法も目的も異なる。人事評価面談では、評価を行う者と評価される者に分かれ、一方的に日ごろの業務についてのフィードバックが行われる。評価を行う者は、フィードバックを行うことで人事評価への納得性と社員のモチベーションを高めようとする。

1on1では対話型のコミュニケーションを主とするため、人事評価面談のように上司から部下に対して一方的に評価するようなことはない。

「1on1」のメリットと効果

「1on1」を実施することで、次のようなメリットと効果を得られる。

●部下との信頼関係を構築できる

コミュニケーション不足は、ときに社員の離職を招く看過できない問題だ。かつての日本では、上司と部下が終業後に飲食店でお酒を酌み交わしながら個人的な会話を行う光景が頻繁に見られた。

しかし、これは現代にはマッチしないコミュニケーション方法だろう。リモートワークが増え、ますます意思疎通が難しくなった今、上司と部下が1対1でお互いの近況を知り、声を掛け合い、話を聞ける「1on1」は貴重なコミュニケーションの場、信頼関係の構築の場といえる。

●部下の成長促進

単に部下の失敗を指摘するのではなく、どのような過程を経てなぜそれが起こってしまったのかを理解できれば、上司は日ごろの指導に活かせる。

部下は自分の失敗を上司とともに振り返ることで、自分自身にある課題に気づけるだろう。失敗だけでなく成功体験も共有すれば、絆はより深まる。「失敗も成功も上司と共有できる」と知った部下は、安心して自身の能力・スキルを伸ばせるようになる。

●部下に対する理解の向上

上司は部下の話に耳を傾けることで、部下が日ごろ何を考えているのか、どのような思いで業務に取り組んでいるのか、あるいは自分に対してどのような感情を抱いているのかを知ることができるだろう。

互いに仕事をしているだけでは知りえない情報を引き出せるようになれば、部下が何に不満を持ち、不安を抱いているのかを理解でき、業務だけでなく精神面でもフォローできるようになる。

●部下のモチベーション向上

1対1のミーティングで信頼関係が生まれれば、部下は上司に自身の考えや意見を躊躇なく伝えられるようになる。伝えた意見が業務や待遇に反映されれば、部下は仕事へのモチベーションを高く持てるようになるだろう。「1on1」は、個々の能力をいかんなく発揮できるチームの構築にも役立つのだ。

「1on1」で注意すべき点とは

1on1をより効果的に行うために、実施の前に注意点を理解しておきたい。1on1を行う際には、次の5つのポイントに注意しよう。

●まず部下の話に耳を傾ける

「1on1」で何よりも大切なのが対話だ。これまでの習慣でつい高圧的な態度になってしまったり、相手の話を聞かずに話を進めたりするのは避けたい。1on1はあくまでも部下のために行うものである。ミーティングのほとんどを部下の話を聞く時間にあて、必要があればタイミングを見計らって質問しよう。

●相手の目を見て話しを聞く

せっかく「1on1」の場を設けているのにもかかわらず、横柄な態度では信頼関係は築けないだろう。部下は今どのような感情で話をしているのか、しっかり相手の目を見て理解しようとする姿勢が大切なのだ。目を見て話しを聞いてもらえれば、部下も「自分の話を聞いてくれている」と実感できる。

●業績向上につながる話をする

「1on1」ミーティングは、部下の成長によって会社の業績を向上させるために行うものだ。リラックスした雰囲気を保つためには業務に関係のない話も時には必要だが、最終的には業績の向上につながる会話を意識する必要がある。短時間とはいえ、業務時間内に行うミーティングであることを念頭に置きたい。

●お互いメモを取る

何を話し、どのような成果があったのか、ミーティングごとにメモを取っておけばいつでも過去のミーティングを振り返り業務に活かすことができる。メモを取ることで、ミーティングに集中できるのもメリットだ。メモを共有すれば、密室内で行われるミーティングの透明性も保てる。

●キャンセルではなくリスケをする

ミーティングのセッティングをしても、急な仕事で実施が難しい場合もある。そのようなときは、ミーティングを取りやめるのではなく必ずリスケジュールしよう。

「今日の○時のミーティングが難しくなってしまいました。代わりに〇日の○時はいかがでしょう」と提案することで、1on1を重要視している、部下との時間を大切にしていることを行動で示せる。

気になる「1on1」の企業事例を紹介

「1on1」は実際にどのようにして行われているのだろうか。国内で1on1を実施している2社の事例を紹介する。

●ヤフー

国内企業で「1on1」ミーティングを実施している企業として有名なのがヤフーだ。ヤフーは社員の才能と情熱を解き放つことを目的として1on1を実施している。実施は、業務時間内にそのような時間を取るのは難しい、部下の愚痴を聞くだけで終わるのではないかという懸念の声も上がったそうだ。

ヤフーでは、目的を明確化し、社員や経営層に1on1によって何がもたらされるのかを伝えたうえで1on1を導入・実施した。さらに外部の専門家にも協力を仰ぎ、ヤフーに合うカリキュラムになるようブラッシュアップを続けたという。

管理職側のミーティングのスキルアップを図りながら、社員一人ひとりと1on1ミーティングを実施しているのも特徴だ。上司が苦手意識を持つ部下に対しても同様にミーティングを実施することで、対話を通して苦手意識を取り去り、信頼関係を構築できる。ミーティングで得た情報は、部下が能力を発揮できる業務へのアサインやマネジメントに有効活用できる。

●クックパッド

レシピサイトを運営するクックパッドも「定期個人面談」として「1on1」を実施している。クックパッドは2～3名で1つのチームを作って業務を行っており、各々が自分の仕事に注力するスタイルだったという。個人それぞれが自分の仕事を行うことは得意だが、チームプレーは難しい。そのような状況を打破し、チーム力を高めるためにも定期個人面談をはじめたという。

定期個人面談の実施によって、マネージャーはメンバーについて深く知ることができ、潜在的な課題を発見し対処できるようになったそうだ。30分程度の1on1は定期的に行われる。実施する際はメンバーがリラックスできるよう、ランチをしながら、散歩をしながらなど、場所・形式にはこだわらない。時にはネガティブなフィードバックを行うこともあるが、基本的に評価の話はしないのが特徴だ。

人材の定着を図り、個々のスキルアップを目指すために、人事評価面談のような形式ではなく「1on1」を実施する企業も徐々に増えている。上司と部下が円滑なコミュニケーションのもと業務を進められるようになれば、生産性の向上、ひいては業績の向上も見込めるだろう。自社にある人材の活躍を後押しする1on1。社内のコミュニケーションに課題を抱えているのなら、導入を前向きに検討してはいかがだろうか。