テクノロジーの力で“不可能”と思われるテレワークを可能にする

パーソル総合研究所が実施した調査（※1）では、緊急事態宣言後の4月中旬時点でテレワークを実施しているのは緊急事態宣言地域の７都府県で38.8％、東京都に限れば49.1％（3月中旬は23.1％）であった。この1か月間でテレワーク実施率は増加しているとはいえ、政府が要請する出社7割減には程遠い。テレワークを実施していない理由としては、テレワークでおこなえる業務ではない（47.3％）、テレワーク制度が整備されていない（38.9％）ことが上位に挙がっている。医療・介護・物流・食品関係など、現場でないと確実に仕事ができない職種もあるが、オフィスワークであれば環境さえ整えばテレワークが可能となる職種も多い。テレワークでは仕事ができないという思い込みがテレワークの普及を阻害しているとも言える。

もともとテレワークが導入されていた企業であっても、週に１回程度のテレワークであれば、その日は１人で集中しておこなう類のテレワークに「適した」仕事、テレワークでも「できる」仕事をするというスタンスで事足りていた。しかし、今回のようにテレワークが常態化すると、そうした仕事だけをテレワークでおこなうという対応では限界がくる。
このような状況下では、テレワークではできないと思っていた“当たり前”を見直し、テレワークを前提として、すべての仕事をどのようにしたらテレワークでできるのかという発想に切り替える必要がある。

前述の調査でテレワークを実施していない理由として、テレワークのためのICT環境が整備されていないと回答した人は19.9％に過ぎなかったが、ICT環境を使えば自身の業務をテレワークで置き換えられるというイメージができていなければ、ICT環境の問題として考えることは難しい。テレワークを浸透させていくためには、テクノロジーを使えばより一層出勤する必要性を減らせることを理解し、積極的に“テクノロジーの力を借りる”ことが必要である。

短期的には、セキュリティを保持しながらテレワークできる環境整備を。採用業務はオンラインで進める

では、テクノロジーの力を借りればどんなことが可能になるのか。
人事や人材マネジメントの分野でテレワークに役立つテクノロジー領域を、喫緊の課題解決のための短期的視点、そして、テレワークが中長期化することによって懸念される課題解決のための中期・長期視点でまとめたのが下記の図である。

短期的には、セキュリティを保持しながら在宅勤務がおこなえる環境を整えることが第一関門である。

既に多くの企業がトライをしているが、まずは、ビデオ会議やチャットツールといった遠隔コミュニケーションツールの利用、リモートアクセスなどのテクノロジー導入を検討することになる。リモートアクセスについては、VPN（仮想プライベートネットワーク）の他、例えばCACHATTO（HRプロ編集部注記：運営およびサービス提供会社はe-Janネットワークス株式会社）のように私物PCやスマホからセキュリティを保持しながら社内ネットワークに直接接続せずに簡易的に社内環境にアクセスできるようなツールもある。

そして、あわせて検討すべきは勤怠管理方法である。働き方改革関連法の施行で、大企業では2019年4月から、中小企業でもこの4月から労働時間の把握義務が生じている。法律上の要請を満たすためであれば電子化にこだわる必要はなかったが、紙のタイムカードではテレワークの足かせとなってしまいかねない。
また、テレワークで仕事をするには、給与や契約関連、承認プロセスなど、その他の労務関連の資料・書類も電子化（ペーパーレス化）して共有することが前提となる。現在、押印や紙資料の確認のために出社せざる得ないことが問題になっている。これらを支えるシステムがテレワークを支える基本的なインフラである。

そして、人事領域で目下喫緊の課題は2021年の新卒採用活動である。既にオンライン説明会やリモートOB・OG訪問等への切り替えが進んでいる。選考過程においても、これまでにも１次面接はHARUTAKA（同株式会社ZENKIGEN）やHireVue（同タレンタ株式会社）といったデジタル面接ツール（WEB・録画）に切り替える企業が出てきていたことから、1次面接であれば大きな支障なく置き換えることもできるのではないだろうか。

中長期的には、コミュニケーションの可視化でチームワークとマネジメントを進化させる

先進的な企業であれば、ここまでは現在でも取組みが進んでいることだろう。しかし、ここにきて事態が長引きそうな見通しとなり、テレワークの常態化にともなう現場のチームワークや人材マネジメント、人材育成への影響も考えなくてはならなくなってきている。

既にテレワークを実施している企業においては、チームでおこなう仕事がテレワークでなかなか進まなかったり、人材マネジメントに苦慮している人も多いのではないだろうか。
テレワークでのチームワークやマネジメントに共通するポイントは「コミュニケーションの可視化」である。テレワークはともするとソロワークになりがちであり、意識しないとコミュニケーションが不足する。また、毎日顔を合わせるわけではないので、上司はコンディションや進捗の確認も意識しておこなわなくてはいけない。
そうしたこともテクノロジーを使えばある程度補完することができる。ビデオ会議やチャットツールに加えて、Bizer team（同Bizer株式会社）などのチームワーク可視化ツールやKAKEAI（同株式会社KAKEAI）のようなマネジメント可視化ツール、1on1navi（同株式会社アジャイルHR）などのタイムリーなフィードバック支援ツールやMotify（同タレンタ株式会社）などのコンディション管理支援ツールなどもある。
また、「さぼっていると思われるのではないか」という不安からテレワークをする側が躊躇することもあるが、例えばMITERAS（同株式会社ミテラス）のような労務実態把握ツールを使って労働時間把握に加えて作業内容を見える化すれば、社員がきちんと働いていることを証明できるようにもなる。

人材育成の分野では、既に新人研修がeラーニングを中心に進んでいるが、既存社員の人材育成も凍結していては競争力の低下につながる。あらかじめ録画されたコンテンツを視聴するeラーニングだけでなく、UMU（同ユームテクノロジージャパン株式会社）のように双方向コミュニケーションが可能なサービスを使ったオンライン集合研修などもある。今回の新型コロナウイルス対応を機に、オンラインではない通常の集合研修を提供していた研修会社も新人研修や管理職研修などのオンライン集合研修サービスを提供し始めている。

長期的には、評価や異動、健康管理といったマネジメントの在り方も視野に入れる必要があるだろう。今回の新型ウイルスの流行にかかわらず、HRテクノロジー導入は時代の流れであり、HRテクノロジー市場はこの数年で大きく拡大傾向にある。初期は労務管理や採用といった特定の分野にとどまっていたところから適用範囲が広がってきており、実用化フェーズにあるサービスも多い。新たなテクノロジーの導入は不安がともなうが、導入実績を踏まえて選定することもできるだろう。