RPAを活用した、人事部のデジタルトランスフォーメーションとは

人事部の方の多くは、人と接する業務や、戦略・企画系の創造的な業務にもっと時間を割きたいと考えているのではないでしょうか。しかし、忙しいためにそれができないと悩まれている方も多いかと思います。UiPathのHR Transformationチームがクライアントに調査した結果では、人事は事務業務が圧倒的に多いことがわかっています（下記「人事業務一覧」の図を参照）。また、外部機関の調査でも、人事部の業務の8割が定常的な事務作業に割かれているという調査結果があるようです。

事務作業が多い理由として、自社固有ルールであるがためにシステムへの実装がなかなか実現されにくいこと、人事部内だけでも複数のシステムが介在していることが多いこと、などが挙げられます。そのため、人事部は事務作業の多くを手作業で行わざるを得ず、本来行うべき仕事に時間を割くことができないのではないでしょうか。全社レベルのデジタルトランスフォーメーションを成功させるためには、まず人事部自身がRPAを活用して事務作業から解放され、人と接する業務や創造的な業務に時間を割けられるようになることが必要です。

例えば新しく社員が入社すると、人事部担当者は、採用管理システムから人事の基幹システムへ内定者情報を移す必要があります。その際に、採用管理システムから内定者の情報をダウンロードし、さらに社会保険情報等の入社に必要な人事情報を追加した上で、基幹システムにデータをアップロードする、という作業が手作業で行われます。

これだけでなく、各入社者にPCを支給したり、各種システムへのアクセス権限を付与したりするために、人事部担当者はIT部担当者へ入社者情報を渡します。IT部担当者は、それに基づき管理台帳への記入やシステム権限付与等に必要な作業を手作業で行います。さらに、人事部だけでなく関連部署においても、作業、手作業が発生します。また、登録だけでなく、その後の照合作業も必要となります。新卒入社や中途入社で、数十人、数百人レベルの入社者が発生すると、このような単純作業に年間で費やされる時間は、膨大なものになると想定されます。

これを解決するため、こうした手作業をRPAで自動化する、ということが既に始まっています（下記「RPAによる自動化例」の図を参照）。人事部担当者が必要なインプットデータを用意すれば、ロボットがそれを読み込んで、各システムへ情報を登録し、照合を行ってくれます。インプットデータが紙媒体であれば、AI-OCRに読み込ませて自動化することもできます。このように、RPAによる自動化で、工数がかかる繰り返しの作業を減らすことが可能になります。人事部は、本来やるべき仕事へ集中するため、RPAを積極的に活用することを考えてみてはいかがでしょうか。