HRプロとはSB C&S株式会社は2020年8月20日、新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、テレワークの導入企業が急増したことを踏まえ、「ビデオ会議に関する意識調査」の結果を発表した。調査期間は2020年7月11日～13日で、仕事でビデオ会議システムの利用機会がある20～69歳の男女400名から回答を得た。これにより、ビデオ会議（以下、本稿では「オンライン会議」とする）利用者の意識や実態が明らかとなった。
テレワークの導入により、会議全般が影響を受ける
新型コロナウイルス感染症や働き方改革によりテレワークが推奨される昨今、環境整備に力を入れる企業が増加している。このような状況の中、社内会議や取引先との打ち合わせでも利用されるオンライン会議の実態はどのようなものだろうか。はじめに、「テレワークの導入により影響を受けている業務」を尋ねた。すると、「社内会議」が69.5％を占め最多に。次いで、「社外会議」が49.8％、「報告・相談」が37.8％となった。また、7割以上の人が、営業をしたり受けたりする機会が減ったと回答。オンライン会議は浸透してきているものの、テレワークの普及によって営業機会は減少傾向にあるとわかった。
約8割が「移動時間や交通費が減ること」を利点と回答
次に「オンライン会議の利点」を尋ねると、回答が最も多かったのは、「移動時間や交通費が減る」で80％におよんだ。さらに、「無駄な会話が減る」が42.8％、「会議室の確保が不要」が40.3％と続いた。対面会議と比較してオンライン会議は時間が短縮されると4割が感じており、短縮時間は平均23.3分という結果になった。
対面での会議にも良い影響
続いて、「対面での会議に変化はあったか」を尋ねた。その結果、「無駄な会議が減った」との回答が45％と最も多く、「時間をより意識するようになった」が28％、「事前の準備をしっかりするようになった」が19.5％となった。テレワークやオンライン会議の普及は、対面での会議にも影響を与え、効率的な時間の使い方を考えるようになったことが判明した。
対面会議とオンライン会議、重視ポイントには差が
また、「対面会議とオンライン会議で意識すること」を尋ねた。すると、対面会議で重視していることは「相手の表情をよく見る」（42.5％）、「相手に伝わりやすい言葉を使う」（41.8％）、「発言のバランスを気にする」（34.8％）が上位に入った。一方のオンライン会議では、「相手に伝わりやすい言葉を使う」（41.3％）、「発言のバランスを気にする」（35％）、「会議の議題や流れをしっかり検討する」（32％）と、重視するポイントはそれぞれ異なっていることがわかった。また、社内会議ではオンライン会議の方が効率的だという人が半数以上おり、社外会議では対面会議の方が効率的だという人が約7割におよんだ。社内外の会議において、対面またはオンラインの使い分けをすることで、さらなる業務効率化につながるといえるだろう。
テレワークの普及により、会議に求められるスキルも徐々に変化している。ニューノーマルの時代においては、対面会議とオンライン会議のそれぞれのメリットを活かした使い分けをすることがより重要になりそうだ。
