HR総合調査研究所(HR総研)は2012年4月13日から25日にかけ、人事担当者に対し「ITシステム」の導入に関するアンケート調査を行った。

いくつものことが確認できた。人事管理システムの導入はメーカー系が進んでおり、非メーカーよりかなり多い。そして規模が大きいほど導入は進んでおり、小さいほど遅れている。とくに導入が進んでいるのはメーカー系の「1001名以上」であり94%とほとんどの企業が導入済みだ。

非メーカー系は規模によって導入度合いが異なっている。「1001名以上」67%、「301名~1000名」64%と大差ないが、「1~300名」は30%と低い。規模が大きいほど導入が進んでいるのは、当然のことながら大量の管理業務の効率性が要求されるからである。また、非メーカー系で導入が遅れているのは、業界の歴史が浅いサービス業が多いこと、業務の定型化が難しいこと、社員の勤続期間が短く、働いている人の身分もさまざまなので、システムでの一元管理が困難であることなどが要因と推測される。

人事管理システム導入のメリット

人事管理システムを導入するメリットは、管理業務の省力化・効率化だけでなく、社員やマネージャの負担を軽減し、無駄なコストを削減することにある。たとえば申請書と承認が必要な残業などの勤怠管理業務の事務を削減することができるし、未申請、打刻漏れなどをアラート機能で自動通知することで漏れを防ぐことができる。

現在の人事で重要性を増しているのがメンタルケアだが、これも人事管理システムによって勤怠状況を可視化し、過去履歴を参照することで社員の肉体的・精神的な負担を知り、予防に役立たせることができる。

パッケージ型が主流

人事管理システムには、人事履歴管理、勤怠管理、給与管理、採用応募者管理などがあり、開発形態も自社専用のオリジナル開発とパッケージ導入がある。HR総研の調査結果では、いずれの人事管理システムでも主流はパッケージ型だ。

パッケージ型を導入する際のポイントは、システムベンダーの選定である。ベンダーのホームページを読めば、それぞれの特色と強みがわかる。ともすれば価格の安いものを選びがちだが、重要なのはベンダーの担当者が人事部門の業務に精通しているかどうかだ。
パッケージそのものが優れていても、営業担当者やSEの能力が低ければ、自社業務に適応するように適切に運用への導入やカスタマイズができない。逆に優れた担当者なら、人事業務コンサルとしての助言が得られるだろう。

担当者に来社してもらい、相談しながらベンダーを選定

パッケージ型の人事管理システムがどの程度の社員数に適応しているのかどうかは、ホームページに記載されていることが多いので、事前に確認するとよい。
記載されていない場合は問い合わせればいい。企業規模、業種などの情報を書き込み、自社の業務運用の特色も伝え、資料送付の希望を記しておけば、後で郵送してもらえるはずだ。

最初から導入を決める必要はない。担当者に来社してもらい、解決したい課題を相談しながら選定を進めていくべきだ。

導入前に確認すべき重要項目は、カスタマイズ性とコスト

パッケージ型の人事管理システムを導入前に確認すべきなのは、そのパッケージが自社業務をどの程度カバーしているかである。業務に合わせてすべてカスタマイズするのは無駄が多いが、全くカスタマイズしなくてすむとも限らない。どの程度のカスタマイズが可能かという点と、そのコストを早めに確認すべきである。

標準パッケージのコストパフォーマンスが高くても、カスタマイズ費用がかさむことがある。一般にオプションで用意されている拡張機能を使う場合のコストは合理的な価格だが、まったくの新規開発になると高額になることが多い。
また画面の操作性についても確認が必要だ。HR総研の調査でも「人事管理システムを導入しているが、操作性が悪いので使っていない」という人事の声がある。導入には現場の操作性のチェックが必須である。
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