「危機感」が湧きにくいのが人間という前提をもとに、組織作りをしていく

私も仕事上やコラム・書籍などで、「経営者に万が一のことが起きて不在になったらどうするんですか」、「人手がいないことを理由にいつまでもシングルチェック体制を続けていたら万が一の時に不正や不良品が発生しますよ」とお伝えするのですが、多くの人は万が一のことにお金をかけたくない、考えたくないのでスルーしてしまいます。

とはいえ、今書籍でも話題になっているような、ほんの少しのことでも過敏に反応してしまうような繊細な性格だと、逆に社会生活を営むこと自体が難しくなるとも思います。「もし歩いてきて突然上からものが落ちてきたら」などと毎日考えていたら、生きていくこと自体苦しくなります。だから人間というのは、そもそも「危機感」が湧きにくい生き物なのだ、ということを前提にして、組織作りをしていくことが大切なのだと思います。そして会社に起こり得るさまざまな危機を回避する手段が、しっかりとした「内部統制」、「業務フロー」なのだと思います。

今、会社にとっての危機の要素といえば、新型コロナによる様々な影響でしょう。売上が回復しない、資金繰りが苦しい、事業転換をしないといけない……。解決、対応しなければいけないことが山積みです。その中でも「経営者や社員が新型コロナに罹患したら」ということに関しては、かなりの温度差が会社間で見られます。

売上の減少や資金繰りの対応に関しては、新型コロナ以外の危機でリアルに体感したことがある人達も多いので、経営者も素早い対応をしているところがほとんどでしょう。しかし、健康のことに関しては、皮肉ですが経営者や経営者に近いポジションになればなるほど「自分は大丈夫」という人が増えていきます。これは精神面、つまり「そう思い込まないと会社経営や部下のマネジメントなどやっていけないから」という理由も大きく起因しているのではないかと思います。私自身もフリーランスですので、健康にはすごく気を付けていますが、精神論や身体を鍛えるだけではダメだと思っています。危機管理には論理的な仕組み作りが必要です。

会社の信頼や数字を守る「ダブルチェック体制」

経営者の方でストイックにジムに通って筋トレをしたり、プロテインを飲み、スポーツなどをされたりしている方が私の周りにも非常に多いですが、たとえば新型コロナなどは身体を鍛えていたところで、かかる人はかかります。私の知り合いの新型コロナに罹患した方もジムに定期的に通って健康体そのものでした。だから「自分だけ」がパーフェクトでも、組織の危機管理はそれだけではカバーしきれていないということです。組織の危機管理の本質は、「誰かが病気になっても、誰かがカバーできるようなダブルチェックの体制を敷く」ということです。その上で、「個々人でもお互いに負担をかけないように健康には気をつけましょう」ということです。

「自分鍛え」も大切ですが、まずは経営者ご自身に不可抗力のアクシデントが起きた時に、その瞬間から経営者の代理として経営判断ができる人、契約内容をチェックできる人、社員に指示を出せる人など、そういった「万が一」の時に備えた業務体制はできた上で身体を鍛えていらっしゃいますか、ということです。新型コロナが発生して1年になります。1年もあって、今日現在も未だに「自分は大丈夫だから」と、何もそうした会社の危機管理体制を整えずにいる方がいたら、本当にそれで良いのかもう一度考えていただきたいのです。

私は以前から、「もし突然売上０円になったら」という前提で、体制を整えてくださいと危機管理のコツを聞かれた際にはお伝えしてきています。今まではそのようなことを言っても、実際に経営危機に陥った会社で苦労をしてきた経験のある人は共感してくれましたが、それ以外の人には響きませんでした。しかし新型コロナで実際にそのようなことはたくさん起きました。正直なところ、実際に起きてしまってからではもう救えない業種や会社もたくさんあります。だから事前に万が一の危機に備えておく必要があり、その声に耳を傾ける必要もあるのです。

計数的な視点から見て、総務人事部の業務に関する「万が一」というのは、「経営者や社員がある日突然職場から離脱したら」ということだと思います。誰かひとり欠けても、売上が減る、品質が下がる、という事象が起きたらいけません。「新型コロナだから仕方がないよね」と周囲から慰め、励ましてもらったところでその人達がお金を補填してくれるわけではありません。実際に資金がなくなってしまったら会社は潰れます。自分の身は自分で積極的に守らなければいけない時代です。「もし経営者が新型コロナに罹患したら、この決裁はＡさんが代わりに……」という話し合いすらしていない会社は、今すぐ経営者と総務人事部で話し合い、万が一の時のダブルチェック体制作りをしたほうがいいでしょう。

会社の関係者が新型コロナに罹患することは決してポジティブな事象ではありませんが、もし経営者や社員が新型コロナに罹患した際に、その会社が素早く事実の公表やそれに伴う対応などをしてくれたら、やはり取引先や顧客は「この会社は危機管理が強い会社だ」、「この会社は潰れないな」、「いい会社だ」と思い、安心し、信頼します。新型コロナに罹患してしまった当人も、勤務先がダブルチェック体制を構築できていれば自分の業務を誰がやるのか、会社や同僚、取引先に迷惑がかかっていないかなど、心配せずに安心して治療に専念できます。

経営者や総務人事の方には、「個々人の身体やメンタル面での健康」の他に「健康を害した時に安心して治療に専念できる業務フロー体制」という見方からも、ダブルチェック体制が、身体のケア、心のケア、会社の信頼、会社の数字など、さまざまなことを守れることを知っていただきたいです。