HRプロとは導入の背景と SmartHRの導入によるメリット
■導入の背景ユナイテッド＆コレクティブ株式会社（以下、ユナイテッド＆コレクティブ）では、事業の成長や店舗の拡大により、毎月50人前後のパート・アルバイトを含む従業員が入社しています。
それにともない、多くの社会保険・雇用保険の加入手続きが発生するため、人事労務担当者は、各店舗の従業員から情報を収集し、書類を作成して、役所へ届け出るまでに大幅な時間と作業工数がかかっていました。
また、従業員にとっても、書類のやりとりが負担になり、内容の確認に時間がかかることで健康保険証が手元に届くのに1ヶ月以上を要することがありました。更に、本社と店舗間の書類のやりとりの際には個人情報を紙で受け渡しする必要があり、セキュリティ面においても課題がありました。
■SmartHRの導入によるメリット
（1）入社対応・手続きの効率化
手続きに必要な情報は、新入社員自身がSmartHRを使って入力することにより完了し、入力された情報はそのまま書類に反映されます。さらに電子申請機能によって役所へ行かずに手続きが完了することにより、業務効率が大幅に向上しました。
その結果、これまで新入社員が入社する度に行っていた、紙による個人情報の収集や、手書きによる書類作成にかかる負担がなくなりました。
また、ユナイテッド＆コレクティブには、外国人従業員も多数在籍しており、さらに多くの書類が必要でしたが、SmartHRは「外国人雇用状況届出書」「ローマ字氏名届」など、外国人従業員を雇い入れる際に必要な届出の作成にも対応しているため、国籍を問わず手続きを行うことが可能となります。
その他、FAXや郵送によるやり取りがなくなることで、入社手続きにかける時間は約半分になり、FAXによる「文字が黒くつぶれていて読めない」などの問題も解消しました。
（2）セキュリティ対策
これまでユナイテッド＆コレクティブでは、内製のシステムで個人情報を管理していましたが、日々多様化するセキュリティリスクに対応するため、SmartHRでの従業員情報管理に踏み出しました。機密性の高い情報は暗号化された状態で保存され、閲覧履歴は監査ログに自動保存、2段階認証やIPアドレス制限も可能、継続的なアップデートによるセキュリティ面の強化も期待しています。
また、これまでは各店舗が採用した従業員の入社手続きに必要な情報を、本社へFAXで送ることもありましたが、SmartHR の導入で一連のフローがすべてWeb上で完結するようになり、紙での個人情報の受け渡しにつきものだった紛失リスクもなくなりました。
■SmartHRの導入による狙い
現在57店舗を展開するユナイテッド＆コレクティブは、中期経営計画として2020年中に200店舗を展開する目標を掲げております。今後、急激に従業員が増えていく環境下で、SmartHRの導入により人事労務業務の効率化と生産性の向上および、セキュリティの向上など、人事労務部門の強化を図りたいと考えています。
また、これまで煩雑だった手続きをスムーズに対応することで、従業員の満足度向上に繋がると考えています。
http://www.hrpro.co.jp/provide_company_detail.php?ccd=00681
