リアルにはないオンライン会議の特性とは？オンライン会議のメリットとデメリット

近年、働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、対面会議からオンライン会議に移行する企業が増えています。オンライン会議をスムーズに進めるためには、対面会議との違いやオンラインのメリット・デメリットを把握した上で、メリットの最大化・デメリットの最小化を図る必要があります。

この記事では、対面会議とは異なるオンライン会議の特性について、具体的なメリット・デメリットを挙げてご紹介します。

オンライン会議のメリット

インターネット環境と通信機器があれば、時間や場所を問わずに開催できるオンライン会議。光回線の普及により高速かつ大容量のデータ通信ができるようになったこと、さらには働き方改革やコロナ禍といったビジネス環境・外部環境の変化により、一堂に会さずとも開催できるオンライン会議を取り入れる企業が増えています。

ここでは、対面会議にはないオンライン会議ならではのメリットをご紹介します。

コストを削減できる

オンライン会議は、インターネット環境とパソコン・スマートフォンなどの通信機器があればどこからでも参加できる上、多くのオンライン会議システムでは参加者間での画面共有が可能です。そのため、機材費や会場費、交通費、用紙代、印刷代といった、従来の対面会議でかかっていたコストを減らすことができます。

また、移動時間の削減と準備の簡素化により、時間的・肉体的コストを軽減できるメリットもあります。オンラインであれば自分の拠点にいながら参加できるため、遠方で開催される会議のために出張する必要もなくなります。オンライン会議を運営する側、オンライン会議に参加する側の双方にメリットがあることがポイントです。

意思決定のスピードが向上する

インターネットを介して開催するオンライン会議は、従来の対面会議のように参加者全員が一堂に会する必要はありません。参加者の移動時間を考慮する必要もないため、メンバーのスケジュール調整がしやすくなります。

また、従来よりも気軽に会議を開けるようになることで、意思決定のスピードが向上するというメリットもあります。スピーディーな意思決定は、業務効率の改善や生産性の向上、イノベーションの促進などにつながり、企業の成長を加速させます。会議に参加できなかったメンバーがいても、オンライン会議システムのレコーディング（録画）機能を利用すれば、スムーズに正確な情報共有ができることもポイントです。

多様な働き方を実現できる

オンライン会議を導入すれば、在宅勤務や第3のオフィスを活用したモバイルワーク、フレキシブルワークなど、固定のオフィスだけにとどまらない多様な働き方を実現できます。働き方改革やワーク・ライフ・バランスが推進される中で、社員一人ひとりが働きやすい環境を整えることは、企業にとって避けては通れない課題となっています。

多様な働き方が実現すれば、育児中・介護中の人や持病がある人も安心して働き続けることができ、社員のモチベーションアップや離職防止につながります。さらに、オフィスでの勤務が難しい遠方在住者や障がいのある方も採用できるようになるため、新たな人材を雇う上でもメリットが大きいといえます。

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オンライン会議のデメリット

オンライン会議の開催にあたっては、メリットだけではなくデメリットについても理解し、円滑に進めるための対策を考えておく必要があります。

ここでは、オンライン会議のデメリットと注意点をご紹介します。

通信トラブルが発生する可能性がある

オンライン会議では、ネットワーク回線の混雑や通信機器の故障といったトラブルに見舞われる可能性があります。

通信トラブルが発生すると、会議の途中で音声や映像が途切れたり、画質が悪くなったりして、情報を正確に伝えることができなくなります。そうなると、参加者の間でうまく意思の疎通がとれず、重要な意思決定においてすれ違いが起きるリスクが高まります。

また、すぐに復旧できなければ中止せざるを得なくなり、その場合は再度参加者への周知やスケジュール調整をおこなわなければなりません。

ITリテラシーが低いと参加が難しい

年代を問わず社員のITリテラシーはそれぞれ異なり、中にはパソコンやスマートフォンなどの通信機器を使用することに苦手意識を持っている人や、オンライン会議システムの操作方法がわからない人もいるでしょう。オンライン会議に参加するには通信機器とシステムの操作が必要なため、ITリテラシーが低い人にとっては会議への参加自体が難しくなってしまいます。

また、ITリテラシーの格差がある状態でオンライン会議を実施しても、ITリテラシーが高い人・低い人の間でコミュニケーション不全に陥ることが考えられます。そうなると、オンライン会議そのものが煩わしくなり、参加意欲の低下を招くおそれがあります。

表情・雰囲気を読み取りづらい

参加者が一堂に会する対面会議と比べ、オンライン会議ではお互いの表情や場の雰囲気を読み取ることが難しくなります。慣れないうちは、発言が重なって他の意見を聞き取れなかったり、相手が伝えたいことを誤って受け取ったりすることがあるかもしれません。

また、参加人数が多くなるほどシステムに映る個々人の映像は小さくなるため、誰が発言しているのかわからなくなったり、自分が発言するタイミングが掴めず発言を控えてしまったりすることも考えられます。少人数であればお互いにコミュニケーションを意識しながら進められますが、大人数が参加する会議ではなかなか難しいでしょう。

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オンライン会議をスムーズに進行するためのコツ

オンライン会議を実施する上では、オンラインならではの特性を考慮した事前準備が必要になります。企業にはオンライン会議のデメリットを最小化し、誰もが参加しやすい環境を整えることが求められます。

ここでは、オンライン会議をスムーズに実施・進行するためのコツをご紹介します。

安定した通信環境を整える

オンライン会議での通信トラブルを防ぐには、安定したネットワーク環境を整える必要があります。参加者個人に任せると人によってネットワーク環境の安定性が変わってくるため、オンライン会議の参加者全員に通信速度・安定性が十分な通信機器やモバイルWi-Fiルーターを貸与したり、音声優先機能があるシステムを導入したりするとよいでしょう。

また、オンライン会議を始める前にはカメラやスピーカー、マイクの接続テストを実施し、どの通信機器からでも問題なく接続できるか、映像や音声に乱れはないか、マイクが機能しているかなどをチェックしておくことも大切です。

ITリテラシーが低い人に配慮する

オンライン会議をスムーズに進めるためには、ITリテラシーが低い人への配慮も欠かせません。ITリテラシーの格差による不平等が生じないように、オンライン会議システムはITリテラシーが低い人やオンライン会議に慣れていない人でも、簡単に操作できるものを取り入れるのがおすすめです。

また、企業としてはシステムを導入して終わりではなく、通信機器やシステムの操作方法を学ぶ機会の提供やマニュアルの用意、サポーターの配置なども検討する必要があります。ITリテラシーが低い人もオンライン会議に気兼ねなく参加できるように、サポート面も充実させることが大切です。

ファシリテーターのスキルを磨く

ファシリテーターとは、会議や集会をスムーズに進めるために、中立的な立ち位置から参加者の意見をまとめる進行役のことです。ファシリテーターのスキルを磨けば、オンライン会議における表情・雰囲気の読み取りづらさに起因する、参加者同士のコミュニケーション不足などの課題を解決することができます。

オンライン会議を順調に進行できるファシリテーターを育てるためには、オンラインファシリテーションの知識やスキルを習得させる必要があります。オンラインファシリテーション力を鍛えるための研修プログラムを導入するなど、実践的なスキルが身につく機会を提供するとよいでしょう。

HRインスティテュートでは、オンラインファシリテーションスキルを身につけるためのプログラムを提供しています。ファシリテーターの基礎知識からオンライン会議を実施する際のポイント、ファシリテーションに必要なスキル・プロセスまで、オンライン上でもリアルと同様の価値を引き出すための方法をわかりやすくお伝えします。

【プログラムの特徴／強み】
・弊社が数多くのオンライン研修で培ったファシリテーション技術を提供
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まとめ

オンライン会議には、従来の対面会議とは全く異なる特性があります。コストの削減や意思決定のスピード向上といったメリットがある一方、通信環境の整備やITリテラシーが低い人への配慮も求められます。メリットとデメリットの両方を理解した上で、メンバーが会議に参加・発言しやすい環境をつくることが大切です。

また、オンライン会議をスムーズに進めるには、中立的な立場から参加者の意見を整理するファシリテーターの存在が欠かせません。実践的なオンラインファシリテーション力が身につく研修プログラムを導入し、オンラインでも対面と同様の価値を発揮できるファシリテーターを育てましょう。

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