タイムマネジメントとは？ビジネスパーソンに必要な効果的な時間の使い方のポイントを解説

近年、働き方改革やワークライフバランスの推進により、時間を自分でコントロールするスキル「タイムマネジメント」に注目が集まっています。
業務を効率化させ、生産性向上を目指すために、タイムマネジメントの必要性を感じている方は多いでしょう。

しかし、現状はいつも仕事に追われている状態で「計画は立てるがその通りにうまく進まない」「締め切り直前になってから慌てて対応する」ということが多くなりがちです。

そこでこの記事では、タイムマネジメントとは具体的にどのようなものなのか、限りある時間を効率的に使う方法や押さえておきたいポイントとともに解説します。

タイムマネジメントとは何か？

働き方改革やワークライフバランスを実現するために、時間や人数が限られた中でいかに仕事を効率化し、生産性を上げていくのか。その解決施策として注目されているのが「タイムマネジメント」です。

タイムマネジメントの意味

タイムマネジメントとは、仕事の進め方や時間の使い方を自分自身で管理し、コントロールすることをいいます。
また、個人や組織における目標達成やそれに関わる業務をおこなうために、限りある時間を効率的に使って成果を上げることを指します。

タイムマネジメントは、まず自身がやるべき業務を把握し、その遂行に向けて必要な行動計画を立て着実に実行するというのが一連の流れです。
ビジネスパーソンに求められる重要スキルであるとともに、タイムマネジメントが身につけば日々の業務を円滑に進めることができ、自分自身の成長や企業の発展につながっていきます。

スケジュール管理との違い

タイムマネジメントと混同されがちな管理方法に「スケジュール管理」があります。
しかし、スケジュール管理とは単純に日時や予定を整理することを指し、あらかじめ効率的な時間の使い方を計画し、時間を有効活用するためのスキルであるタイムマネジメントとはまったく異なります。

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タイムマネジメントの目的とメリット

時間の有効活用を意識し、最大の成果が上げられるように計画的に業務を進めるタイムマネジメント。
なぜビジネスパーソンはタイムマネジメントをおこなう必要があるのか、その目的やメリットをご紹介します。

そもそも仕事の効率が悪い理由とは？

日々業務をこなす中で「いつも忙しくて仕事が進まない」「なかなか計画通りに実行できない」と感じている社員は少なくないでしょう。

仕事の効率が悪いのは、以下のような理由が考えられます。

•必要な作業を面倒に思い、先延ばしにして最適なタイミングを逃すから
•十分な業務スキルが身についていないから
•一人あたりの業務量が多く時間内に適切な処理ができないから

まずは自身の現状を見つめ、なぜ仕事の効率が悪いのか、その原因を分析することが大切です。

なぜタイムマネジメントが必要なのか

タイムマネジメントの目的は、一定の時間内で自身の行動をコントロールし、生産性を高めたり、新たな時間を生み出したりすることです。

タイムマネジメントを適正におこなうことができれば、社員は残業せずに仕事を終え、プライベートな時間を充実させたり、キャリア開発などのスキルアップに時間を費やしたりすることができます。
また、これまで起こりがちだった「いつも仕事に追われている」状態や「仕事に自分がコントロールされている」感覚がなくなり、社員のストレスを軽減できるメリットもあります。

限りある時間を有効に使って新たな時間を創出することで、業務の生産性を高めるとともに、社員のモチベーション維持やキャリアアップにも期待が持てるのです。

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タイムマネジメントによる効果的な時間の使い方

タイムマネジメントの基本ともいえる具体的な手法・ステップは次のとおりです。

1.担当業務の洗い出し
現在担当している仕事、やるべき仕事をすべて「見える化」する

2.業務に優先順位をつける
すべての仕事に順位をつけ、何をいつまでにおこなうか計画しリストにまとめる

3.計画を実践する
自身がつくったリストをもとに業務を遂行する

4.振り返り
PDCAサイクル（※）を基準にできたこと・できなかったことを振り返り、評価・改善をおこなう

（※）「Plan(計画)」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」を回すこと

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タイムマネジメントで押さえておきたいポイントとは？

タイムマネジメントを実践するうえで重要なことは、社員が自身のキャパシティーをしっかりと把握しておくことです。
客観的な視点を持って適切な業務量を維持し、効率的な時間の使い方を習慣化させることが大切です。
社員一人ひとりがキャパシティーを超えるほどの仕事を抱え込まないように、上司が定期的にヒアリングやアドバイスをおこなうなどの対策も必要になるでしょう。

タイムマネジメントで確実な成果を得るには、すでにタイムマネジメントが成功している社員を参考にしたり、外部の専門機関が提供する研修ツールやコンテンツを利用したりすることをおすすめします。
より実践的な方法を学びながらタイムマネジメントに取り組むことで生産性が上がり、付加価値の高い仕事を実現できるでしょう。

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まとめ

タイムマネジメントとは、時間をうまくコントロールして業務を効率化させ、生産性の向上を目指すことです。
業務の進め方を自身で計画しマネジメントできれば、より効率的に時間が使えるようになり、新たな時間を生み出すことにもつながります。

限りある時間を有効に使うスキルはビジネスパーソンにとって必須ともいえ、タイムマネジメントの必要性や効果的な方法は外部機関の研修・コンテンツから学ぶことができます。
自身で立てた業務計画は常に振り返って見直しや改善をおこない、時間と成果、タイムマネジメントへの意識を高めましょう。