プレゼンテーションとは？目的や構成、作り方・話し方のコツを紹介
プレゼンテーションは、単に発表するだけではなく、相手に納得してもらい効果的に伝わる内容でなければ意味がありません。効果的に伝えるためには、「目的・構成・作り方・話し方」を考える必要があります。この記事では、プレゼンテーションのコツを紹介します。各方法を参考にして、効果的なプレゼンテーションを行いましょう。
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プレゼンテーションとは
プレゼンテーションとは、企画やテーマを効果的に説明し、相手の理解を促す活動です。この概念は米国の広告業界から始まり、現在ではあらゆるビジネスシーンで重要なスキルとなっています。
プレゼンテーションは英語で「presentation」と表記され、「表現」「紹介」を意味します。語源は「贈り物（プレゼント）」とも言われ、一方的な売り込みではなく、相手に価値ある情報を提供することが重要です。効果的な説明技法を用いて、多くの人に知ってもらいたいテーマや企画を伝える手段として広く活用されています。
プレゼンテーションの目的
効果的なプレゼンテーションを行うために目的を明確にしましょう。プレゼンテーションの目的は相手の行動を促すことであり、そのためには相手のニーズを把握することが欠かせません。
相手の行動を促す
プレゼンテーションの真の目的は、具体的な行動を促すことです。単なる情報提供にとどまらず、相手の意思決定や行動を促すことが重要です。効果的なプレゼンテーションは、相手の視点やニーズに沿って内容が構成されています。
例えば、製品の購入や新サービスの利用が目的の場合、一方的な提案ではなく、相手の利益や課題解決に焦点を当てます。共感を得ながら具体的な行動の決断を促すことで、プレゼンテーションの目的を達成することができます。
相手のニーズを把握する
プレゼンテーションの効果を高めるには、相手のニーズを正確に把握することが重要です。相手の興味関心や要望を理解し、それに応える提案を行うことで、相手の納得や行動につながるプレゼンテーションが実現します。
例えば、相手の年代や職業を考慮し、興味関心や課題を想定します。現場の社員向けなら業務効率や売上拡大、経営層にはコスト削減や収益拡大の具体策がよいでしょう。自己満足の構想ではなく、相手のニーズに焦点を当てることで、興味を引き、行動を促す力強いプレゼンテーションが可能です。
プレゼンテーションの構成
プレゼンテーションには伝わりやすい構成があります。以下の3つの構成を参考にプレゼンテーションの内容を組み立てましょう。
序章・本論・結論
プレゼンテーションは、序章・本論・結論の3部構成で組み立てるのが効果的です。この構成により、相手はプレゼンテーションの内容を理解しやすくなり、プレゼンターの主張が明確に伝わります。
序章では、テーマや背景を簡潔に説明し、相手の興味を引きます。本論では、データやグラフを用いて具体的な内容を提示します。例えば、製品PRの場合、価格や性能の優位性を示します。結論では、主要ポイントを再確認し、相手に行動を促します。この流れにより、相手の理解と記憶が促進されます。
PREP法
PREP法は、効果的なプレゼンテーション構成のための優れた手法です。この方法は、相手の関心を即座に引き、論理的な流れで説得力を高めることができます。PREP法の構成は以下の通りです。
・Point（結論）：最初に主張を明確に述べる。
・Reason（理由）：結論を支持する理由を説明する。
・Example（具体例）：理由を裏付ける具体的な事例やデータを提示する。
・Point（結論）：最後に再度結論を強調し、印象付ける。
この構成により、聞き手はプレゼンテーションの内容を理解しやすく、プレゼンターの主張を明確に把握できます。
DESC法
DESC法は、問題解決型のプレゼンテーションに適した効果的な構成方法です。この方法は、状況を客観的に分析し、論理的に解決策を提案することで、相手の理解と同意を得やすくなります。DESC法の構成は以下の通りです。
・Describe（描写）：客観的な事実や現状を説明する。
・Express（表現）：状況に対する主観的な意見や懸念を述べる。
・Specify（具体化）：具体的な解決策や提案を示す。
・Consequences（結果）：提案実行後の期待される結果を提示する。
プレゼンテーションの作り方
プレゼンテーションのスライドや資料を作る際には、細かな部分にも注意が必要です。見にくい資料では、どれだけよい内容でも相手の共感を得ることができません。ここでは、プレゼンテーションの効果的な作り方について解説します。
必要最低限の情報
プレゼンテーションの各スライドは、一つのメッセージに絞り、情報を最小限に抑えます。過剰な情報は相手の注意を散漫にし、主要ポイントの理解を妨げる可能性があります。例えば、製品紹介のスライドでは、主要な特徴や利点のみを簡潔に示し、詳細な仕様や不要な装飾は避けます。これにより相手は重要な情報に集中でき、プレゼンテーションの効果が高まります。
見やすい色・フォント
プレゼンテーションのスライドデザインには、見やすい色とフォントの選択が重要です。適切な色とフォントの使用は、情報の伝達を効果的にし、相手の理解を促進します。色は3色以内に抑え、背景にはグレーなどの無彩色を使用します。強調したい情報にのみ色を使います。
フォントはメイリオ、游ゴシック（Windows）、ヒラギノ角ゴ（Mac）など可読性の高いものを選びます。これにより、統一感があり見やすいデザインが実現します。
画像・イラスト
プレゼンテーションには、適切な画像や図表を活用することが効果的です。視覚的要素は、文字量を減らしつつ情報を効果的に伝え、注意を引き付けます。例えば、売上推移のグラフや製品のイラストを使用することで、データの理解が促進され、説得力が増します。また、複雑な概念を簡単な図で表現することで、理解が深まりプレゼンテーションの効果が高まります。
プレゼンテーションの話し方
プレゼンテーションでは、話し方や癖に注意しましょう。話し方には、伝わりやすいコツがあります。ここでは、効果的な話し方のポイントについて解説します。
結論ファースト
プレゼンテーションでは、結論を最初に述べ、その後に理由や事例を伝えると効果的です。この方法は、相手の注意を即座に引き、プレゼンテーションの方向性を明確にします。例えば「我が社の新製品は、御社の市場シェア拡大に貢献します」と結論を述べ、その後に新製品の主な特徴や具体事例などを簡潔に説明します。これにより、全体の流れを把握し、詳細な説明にも興味を持って耳を傾けるようになります。
声のボリューム・トーン・スピード
プレゼンテーションでは、声のボリューム・トーン・スピードを適切に調整することが重要です。話す声を意識的にコントロールすることで、相手の注意を引き、内容の理解を促進できます。
例えば、重要なポイントでは声を少し大きくし、ゆっくりと話すことで強調できます。また、複雑な内容を説明する際はペースを落として相手の理解を確認しながら進めます。これにより、相手は内容に集中し効果的な情報伝達が可能になります。
ストーリーテリング
ストーリーテリングは、プレゼンテーションを印象深くする効果的な手法です。物語を通じて情報を伝えることで、相手の感情に訴えかけ、内容の記憶を促進します。例えば、新製品の開発過程を物語形式で紹介したり、顧客の成功事例をエピソードとして語ったりすることで、相手の興味を引き、共感を得やすくなります。
具体的なノウハウと組み合わせることで、提案の価値がさらに高まり、相手の心に強く残るプレゼンテーションが実現します。
言葉のひげ
プレゼンテーションでは「えーっと」「あのー」といった言葉のひげを避けましょう。これらの無駄な言葉は、話の流れを妨げ、プレゼンターの自信のなさを印象づけてしまいます。
例えば「結論としては、えーっと…」の代わりに「結論としては…」と直接内容に入ることで、より簡潔で自信に満ちた印象を与えることができます。言葉のひげを減らすことで、相手は内容に集中しやすくなり、メッセージがより明確に伝わります。
まとめ
プレゼンテーションは、目的を明確にし、相手に響く伝え方を意識しましょう。ただ発表するだけの内容では、プレゼンテーションの時間が無駄に終わってしまう恐れがあります。紹介した内容を参考にしながら、より効果を高められるプレゼンテーションを作成してください。プレゼンテーションスキルやテクニックをさらに深く学びたい方は、こちらをご覧ください。
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