会議の有効性という問題は、企業が遅かれ早かれ取り組まなくてはならない重要な課題です。会議は非常に重要な目的を果たします。社内で何が起こっているのかを知らせ、誰がそれぞれの任務を担当しているのか把握する場となるからです。しかし、うまく行かなかった会議に対する不満もよく聞くことです。時には、メンバーが会議出席前と同じ質問を抱えたまま会議を去ることもあるようです。今後会議をより生産的なものにするために行える手順をいくつかご紹介しましょう。

必要なメンバーだけ招待する
会議の有効性のために必要なメンバーだけを招待することで、他の社員に費やす無駄な時間を節約できます。さらに、参加者が少なくなることで、会議が簡単になるでしょう。これにより、少ない時間で自分のトピックがすべて議論され、質問にも答えられ、他の社員も忙しい自分の予定に費やす時間ができます。

議題を用意する
議題は、おそらく会議の最も重要な部分でしょう。綿密に計画して、議論すべき事項がすべて取り上げられるようにする必要があります。また、会議がスムーズに進行できるよう、なんらかの順番で話題を並べた方が有益です。通常、最も複雑な問題を議題の最初に持ってくる方が最も効果的です。それによって、社員がより警戒、注意するようになり、明晰な思考で話題をより深く取り組もうとする意欲が高まります。議題が逸れないようにすることが重要です。議題にある話題だけを議論するように計画し、会議の最後には質疑応答の時間を残しましょう。

会議をまとめる
会議の終わりに、リーダーがここまで議論された内容をおさらいし出来事をまとめると効果的です。その時、権限委譲されたタスクがあれば、全員が自分たちの仕事を分かっていて期日を理解しているか確認することが重要です。こうすることで、混乱を回避できます。

議事録をとる
会議内で起きたことについての誤解を減らすもう1つの方法は、メモをうまく取れる人を任命することです。このメモは、発言を詳しく記録したものである必要はなく、それよりも各トピックの決定内容のまとめの役割を果たすべきです。会議終了後、会議内容に影響を受ける可能性のある人全員に議事録のコピーを配布する必要があります。配布先には、会議参加者全員ならびに出席はしていなかったけれど決定事項について知っておく必要のあるマネジメントと社員が含まれます。きっちりと進行されたとき、会議は、職場の生産性を上げるために非常に有効なツールとなるでしょう。

上記のヒントを活かすことを忘れずに、会議を最大限に活用し、自分自身と同僚のために貴重な時間を残すようにしましょう。