富国生命保険相互会社は、2021年3月に予定しているオフィス移転に伴い、これまで行ってきた文書管理体制を刷新し、ペーパーレス化の導入に踏み切った。新たな管理体制では、株式会社日立ソリューションズが展開する文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」を導入し、省スペース化を実現するとともに、情報共有体制を整えてセキュリティ対策としても活用していくという。
ペーパーレス化を図り、迅速な情報共有やスペースの有効活用へ
フコク生命ではこれまで、各種手続き書類や業務マニュアルなどを紙のまま保管してきたため、社内における資料の共有が困難だった。さらに、2021年3月のオフィス移転に伴い、書庫の大幅な削減が予定されていることから、ペーパーレス化が喫緊の課題になっていたという。そこで、同社はこれらの課題を解決すべく、日立ソリューションズが展開する「活文」を新たな文書管理基盤に採用した。本システムは、スキャンした紙書類を電子ファイル化する際に「活文 Contents Lifecycle Manager OCR オプション」を用いることで、テキスト情報や文書属性情報の抽出ができる仕組みだ。そのため、検索や分類にかかる時間や手間が軽減され、大量のデータから必要な情報を高速で検索できる。これにより、今後さらに文書が増加した場合にも、利用者の利便性を確保するとしている。また、利用者の役職や業務などに応じて細かくアクセス権を設定しており、安全に管理されるという。
同社は紙書類を本システムに登録、または廃棄や外部倉庫へ保管するなどして、ペーパーレス化を促進。2020年度中には、約4,000万枚の紙書類のうち75％が削減できる見込みとしており、情報共有とオフィススペースの有効活用を実現させたい考えだ。
昨今のリモートワーク普及等に伴い、ペーパーレス化が急務となった企業もあるだろう。今後の企業発展や業務効率化を考え、「着手できる部分」はないかを洗い出してみてはいかがだろうか。
