こんにちは。吉政創成の吉政でございます。
今日は人事部の方で気が付いていない方もいると思うので、「人事部にはFAXも添付ファイルも危険であるという事実」というテーマで書いてみたいと思います。
皆さんの会社の人事部のスペースに人事部用のFAX機は存在していますでしょうか？
そのFAX機にはどのようなFAXが送られてきていますでしょうか？
人材募集の応募申請書類でしょうか？
社労士オフィスからの人事書類でしょうか？
実は全社より後者のほうが圧倒的に多いですよね。
社労士の先生とも私はお付き合いがあるので、よく聞きます。実際に未だに社労士事務所と企業人事部の間の書類共有にFAXが使われているということを。
きっと恐らく、昔からその方法でやっているように思えます。今まではきっと問題にもならなかったと思うのです。ただ、もし、そのFAXを残業していた社員が見てしまったらどうでしょうか？やはりあまりよくないですよね。
人事部が扱う書類は社員はもちろん社外に知られてはいけない情報だと思います。いたずらや、会社に不満を持つ社員がネットに公開をしてしまったら、会社としての信頼は相当落ちると思います。人事部が人事情報をFAXでやり取りをすることはやめたほうが良いと思います。
この文章を読んでFAXをやめよう！となった人事部の方が次に考えるのはだいたい電子メールです。社労士事務所と電子メールでやり取りすれば大丈夫！と思われるのだと思います。ただ、電子メールの仕組みを知っている人はそれはそれで安心できないことでもあります。電子メールを管理している他の部門の社員は全ての電子メールの情報を閲覧することができます。
以前、私が在籍していた世界的な企業では、とある部長のメールアカウントのID/PWが社内で回覧されてしまい、問題になったこともあります。重要な情報を関係する社員に管理させることはちょっと怖いことでもあります。それゆえに、自社で重要なデータを管理するよりは外部のセキュアなクラウドで管理したほうが安全という考えを持つ方が多くなってきています。
電子メールもちょっと怖いとなると、次に考えられるのはオンラインストレージです。ただ、ここで注意していただきたいのは、無料のオンラインストレージを使用することはとても危険ということです。「オンラインストレージ 事故」でネット検索するとオンラインストレージの情報漏えい事故がたくさん出てきます。企業が使っても安心なのは「企業向けの堅牢なオンラインストレージ」になります。「企業向けの堅牢なオンラインストレージ」はそれなりの機能と工夫があり、大手の企業のコンプライアンスも通過しているものです。興味がある方は、以下の事例とお試し版を是非ご覧ください。
社労士事務所「古川事業所グループ」オンラインストレージ導入事例
http://www.tripodworks.co.jp/casestudy/gigapod/insurance/furukawa.html
企業向けオンラインストレージ「GIGAPOD」概要と試用版
http://www.tripodworks.co.jp/product/gigapod/
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